Als Office Manager ben je een belangrijke spil binnen ons team. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO en zorgt ervoor dat onze dagelijkse werking op kantoor vlot en gestructureerd verloopt. Je houdt ervan om verschillende taken te combineren en neemt initiatief om onze administratieve en praktische organisatie te ondersteunen.
Je takenpakket is gevarieerd en omvat onder andere:
Office management
* Zorgen voor een aangename sfeer en een verzorgde decoratie op kantoor
* Orde en netheid bewaken en collega's hier indien nodig constructief op aanspreken
* Kantoormaterialen bestellen en ervoor zorgen dat er steeds voldoende voorraad aanwezig is
* Teambuildings en bedrijfsevenementen organiseren en opvolgen
* Je bent het administratieve aanspreekpunt binnen het bedrijf en draagt bij aan een professionele en aangename werkomgeving voor het hele team.
HR-administratie
* Administratieve ondersteuning bij onboarding van nieuwe medewerkers
* Nieuwe collega's wegwijs maken in het kantoor en binnen het bedrijf
* Maandelijkse loonverwerking administratief voorbereiden in samenwerking met sociaal secretariaat SD Worx
* Opvolging van sollicitanten en ondersteuning bij het rekruteringsproces
* Beheer van de bedrijfsfleet (opvolging contracten, verzekeringen, onderhoud, tankkaarten, …)
Administratie en facturatie
* Facturen van leveranciers inboeken
* Betalingen voorbereiden en klaarzetten
* Facturen naar klanten voorbereiden
* Achterstallige betalingen bij klanten opvolgen
* Opvolging en beheer van bedrijfsverzekeringen
Wij zoeken iemand die graag verantwoordelijkheid neemt en energie haalt uit het ondersteunen van een team. Je houdt van een gevarieerd takenpakket en hebt oog voor detail en organisatie. Je werkt gestructureerd, bent communicatief en draagt graag bij aan een positieve werkomgeving.
Kennis en ervaring
* Goede kennis van MS Office
* Ervaring met Odoo of een gelijkaardig ERP-pakket is een pluspunt
* Ervaring met sociaal secretariaat, bij voorkeur SD Worx
* Talenkennis: Nederlands en Engels vereist, Frans is een pluspunt
Persoonlijke vaardigheden
* Je wacht niet tot iemand je zegt dat de koffievoorraad op is; je ziet wat er nodig is en handelt
* Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's én leveranciers en voelt je daar goed bij
* Nauwkeurig en gestructureerd in je aanpak
* Dynamisch, positief en oplossingsgericht
* Je durft initiatief te nemen en collega's constructief aan te spreken wanneer nodig
Facturering, Betalingen, Verzekeringen, Decoratie, Administratie, Arbeidsvoorwaarden, Onderhoud, Samenwerken, Administratie, HR-administratie, Engelse taal, MS Office Suite, Frans, Initiatiefnemend, Nederlands, Kantoormateriaal, Onboarding, Office-Management, Teambuilding