Jobinhoud
Ben jij proactief, werk je gestructureerd en punctueel en ga je graag een uitdaging aan? Dan ben jij de Management Assistant die wij zoeken! Wat kan je verwachten? Als Management Assistant ondersteun je de Adviseur-Dienstchef van de Opsporinginspectie Brussel DA bij het dagelijks beheer.
Daarbij voer je onder andere volgende taken uit:
1. Als assistent, informeer, adviseer en ondersteun je het management teneinde de goede werking van en de organisatie binnen het team te bevorderen en de administratieve verplichtingen na te komen.
2. Als contactpersoon (interne of externe) licht je personen in en beantwoord hun vragen of indien nodig verwijs je hen door naar de gespecialiseerde personen of diensten teneinde hen maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag, en dit binnen de taken die deel uitmaken van je functie.
3. Als kennisbeheerder ontwikkel je jouw kennis en deelt deze teneinde de werking van de dienst continu te verbeteren en te ontwikkelen.
De voornaamste taken zijn :
4. Sharepoint team: meewerken aan de reorganisatie ervan en het verder correct beheren - opladen van informatie en documenten die relevant zijn op vraag van de dossierbeheerders, materieverantwoordelijken of dienstchef
5. Dienstmailbox: behandelen van inkomende mails en verspreiden aan de juiste teamleden
6. Dienstvoertuigen: beheer van het voertuigenpark in verband met regelmatig onderhoud, laten uitvoeren van herstellingen, technische controle organiseren - contacten met Fleetmanagement onderhouden en antwoorden op hun vragen - opvolging van een evenwichtig gebruik van alle voertuigen - periodiek nazicht van de voertuigen op netheid - andere administratieve taken ( autoloze zondag, verkeersovertredingen,. )
7. ASTRID radios: beheer van de inventaris van de radios - contact met de bevoegde diensten in verband met verloren, te vervangen radios, aanvragen nieuwe radios,
8. Terreinmateriaal: bijhouden van de stock en inventaris, jaarlijks nazicht met het oog op vervangen, verwijderen of bijbestellen van materiaal, contact onderhouden met secretariaat van de Centrale Component van de Administratie Opsporing in verband met bestellingen
9. Administratieve en andere ondersteuning in het kader van operationele dossiers: meewerken aan vooronderzoeken, opzoekingen in databanken, administratieve kant van acties op het terrein organiseren, administratieve bijstand verlenen aan de dossierbeheerders voor de afhandeling van een proces-verbaal - administratieve ondersteuning bij het beheer van de bewapening.
10. Regelmatige communicatie betreffende de uitvoering van de toegewezen taken aan dienstchef of vervanger en aan de back-up die per taak zal worden aangeduid.
11. Deelnemen aan werkgroepen, infosessies, opleidingen en netwerkvergaderingen die verband houden met de toegewezen taken.
Contactpersonen:
Opgelet:
Deze jobaanbieding is een. Deze opdrachten zijn tijdelijk en voorbehouden voor statutaire ambtenaren en ambtenaren met een contract van onbepaalde duur van de van dit netwerk.