Functieomschrijving
Als office manager werk je mee aan de ontwikkeling van het beleid van de dienst gericht op een kwalitatief hoogstaande, patiëntgerichte dienstverlening.
1. Je staat in voor de organisatie, coördinatie en continuïteit van de administratie van de diensten Volwassenenpsychiatrie en Kinder- en Jeugdpsychiatrie. Je doet dit in overleg met de medische diensthoofden, de hoofdverpleegkundigen en andere betrokken partners.
2. Je brengt de administratieve medewerkers van beide diensten samen tot één team, met de focus op multi-inzetbaarheid op alle locaties. Je volgt de evolutie in het zorglandschap op en laat de administratieve werking mee evolueren.
3. Je zet het administratief personeel in volgens de noden en bewaakt de administratieve continuïteit, zowel front office als back office.
4. Je optimaliseert het front office-proces voor beide diensten. Dit gaat onder meer over de implementatie van het ziekenhuisbrede beleid bereikbaarheid, de optimalisatie van de agenda’s van artsen en therapeuten en de digitalisering van bepaalde processen.
5. Je coacht en leidt het team van secretariaatsmedewerkers en volgt de personeelsdossiers op (selectie, introductie, opleiding, …).
6. Je creëert een motiverende werkomgeving voor jouw administratieve equipe; je hebt hierbij aandacht voor de UZ waarden, het kwaliteitsbeleid, missie en visie van het UZG en specifiek de administratieve missie en visie.
7. Je staat in voor de communicatie en efficiënte informatieverdeling op de diensten voor stafleden, ASO’s en de secretariaten, je gebruikt hiervoor de meest geschikte communicatiemiddelen en overlegmomenten. Je zorgt voor het up-to-date houden van de externe communicatie van de diensten.
8. Je coördineert de SP-expert planning voor de stafleden, ASO’s en andere medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van de wachten van de diensten.
9. Je coördineert de opleiding van de assistenten psychiatrie binnen het ziekenhuis in samenwerking met UGent.
10. Je bent verantwoordelijk voor dienstoverschrijdende opdrachten, coördineert en ondersteunt evenementen of wetenschappelijke symposia van Volwassenenpsychiatrie en Kinder- en Jeugdpsychiatrie.
11. Je verzorgt mee de financiële administratie van de diensten en volgt deze op. Je bereidt de personeelsbegroting voor tijdens de begrotingsopmaak en staat in voor diverse financiële rapporteringen. Extra nadruk ligt op de financiële opvolging van conventies en facturatie van externe samenwerkingsverbanden.
12. Je ondersteunt de beide medische diensthoofden op administratief vlak en coördineert de administratieve ondersteuning voor de medische staf.
Gewenst profiel
13. Je beschikt bij voorkeur over bachelordiploma, een bijkomend masterdiploma is een meerwaarde.
14. Je hebt bij voorkeur minstens 2 jaar ervaring als leidinggevende en je hebt ervaring rond administratie in complexe grote organisaties.
15. Kennis van medische terminologie en de werking van een ziekenhuis is een meerwaarde. Je bouwt een grondige kennis op van de diensteigen terminologie en activiteiten.
16. Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams). Je bent bereid om dienstspecifieke software aan te leren.
17. Naast een uitstekende beheersing van het Nederlands, is een goede (gesproken) basiskennis van Frans en Engels een pluspunt.
18. Je hebt een grondig inzicht in het beheren en optimaliseren van administratieve processen.
19. Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
20. Je kan efficiënt plannen en organiseren.
21. Je hebt sterke leidinggevende competenties. Je stuurt, leidt en ondersteunt je medewerkers, zodat ze kunnen groeien in hun functie en hun doelstellingen kunnen realiseren.
22. Je draagt bij aan een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan. Je werkt graag in een multidisciplinaire setting.
23. Je bent enthousiast en zeer betrokken.
24. Je bent communicatief sterk, zowel in gesproken als geschreven communicatie.
25. Je hebt een zelfkritische ingesteldheid en je bent gericht op blijven leren. Je hebt een actieve inbreng om de werking en organisatie van de diensten te verbeteren.
26. Je staat open voor, vraagt naar en gaat constructief om met positieve en negatieve kritiek. Je verwoordt feedback op het werk/functioneren van collega’s of teamleden op een constructieve wijze.
27. Je speelt in op de (zorg)behoeften en noden van de patiënt en zijn omgeving. Je hebt oog voor je eigen welzijn en dat van collega’s.