Votre équipe
Au sein de la Direction "Service central des redevances de route et Finances", l’unité « Passation de marchés » est chargée de la gestion des processus et services de l’Agence relatifs à l’acquisition de biens et de services ainsi que de l’établissement d’accords contractuels avec ponctualité, efficacité et transparence, en concertation avec les partenaires métier clés internes et externes de l’Agence. L’assistant(e) en passation de marchés prête son concours à diverses opérations métier, pour la bonne planification, coordination et exécution des activités dans des domaines tels que la gestion des données des fournisseurs et des bons de commande adressés à ces derniers.
Votre rôle
Votre rôle consistera à:
1. fournir une assistance pour la planification et l’exécution d’activités liées à la passation de marchés, veiller à la bonne marche des opérations, effectuer un suivi dans les délais des actions entreprises et respecter le Règlement financier ainsi que les processus connexes ;
2. rédiger les bons de commande (ainsi que les ordres de modification) et effectuer un suivi de leur traitement dans le système financier, examiner les problèmes relatifs aux livrables et formuler des recommandations en vue de leur résolution, tout en assurant l’exactitude des données et la bonne gestion des avenants aux marchés ;
3. fournir une assistance pour l’analyse de données et collaborer avec les divers domaines d’activités pour étayer la prise de décisions sur les bons de commande en cours en déterminant les incidences budgétaires et les ajustements nécessaires ;
4. contribuer à la création et à la tenue à jour des données des fournisseurs, et veiller à la cohérence et à l’exactitude des informations sur les plateformes pertinentes ;
5. faire partie des personnes de contact de première ligne pour les partenaires internes et les fournisseurs externes, contribuer à la communication et la coordonner, recueillir les retours d’information, répondre aux besoins et fournir une aide pour la formulation de recommandations visant à améliorer la prestation de services ;
6. contribuer à l’élaboration et à la documentation de processus et de lignes directrices métier, ainsi qu’à la rédaction et à la révision de documents de travail, de rapports, de présentations, etc. ;
7. fournir une assistance pour l’organisation et l’animation de formations et de séances d’information visant à pleinement informer l’ensemble des partenaires au sujet des processus applicables et de l’utilisation optimale des outils connexes ;
8. participer activement à des projets de mise en place de nouveaux outils et de nouvelles organisations du travail afin de concourir à l’amélioration continue des processus et aux initiatives en matière d’automatisation visant accroître l’efficacité et la qualité des opérations ;
9. vous tenir au courant des outils et processus pertinents afin d’améliorer les capacités d’assistance et les services/produits ;
10. exécuter toute autre tâche conforme à l’objet principal de l’emploi.
Diplômes, expérience & compétences requis
11. Les personnes présentant leur candidature doivent répondre à l’un des trois critères suivants :
cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (administration, gestion de marchés, questions financières et/ou systèmes financiers, par exemple) correspondant au moins au niveau 7 du cadre européen des certifications (CEC) et suivi d’une expérience professionnelle pertinente de trois ans minimum ; cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (administration, gestion de marchés, questions financières et/ou systèmes financiers, par exemple) correspondant au moins au niveau 6 du cadre européen des certifications (CEC) et suivi d’une expérience professionnelle pertinente de quatre ans minimum ; cycle complet d’études post-secondaires dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (administration, gestion de marchés, questions financières et/ou systèmes financiers, par exemple) correspondant au moins au niveau 5 du cadre européen des certifications (CEC) et suivi d’une expérience professionnelle pertinente de six ans minimum.
Voir le cadre européen des certifications (CEC).
12. Expérience de la gestion de marchés.
13. Expérience des modules utilisés pour la passation de marchés et de la gestion des données des fournisseurs dans des systèmes financiers ERP (grand livre, comptes clients, comptes fournisseurs, etc.).
14. Aptitude à rédiger en anglais.
15. Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.
16. Sens du service au client : vous adaptez les services de manière à répondre aux besoins des clients.
17. Résolution de problèmes : vous anticipez et résolvez les problématiques professionnelles.
18. Planification et organisation : vous savez comment planifier les activités et les adapter, le cas échéant.
19. Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.
20. Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).
21. Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1 (utilisateur expérimenté) en anglais et le niveau B2 (utilisateur indépendant) en français.
Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).
Informations utiles
22. Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d'EUROCONTROL seront acceptées.
23. La personne retenue pourrait être invitée à fournir des pièces justificatives démontrant qu’elle remplit les exigences minimales en matière de niveau d’enseignement. Le cas échéant, elle sera informée des pièces spécifiques demandées. Veuillez noter que tant que les éventuelles pièces justificatives requises n’auront pas été fournies et validées, aucune offre ne pourra être faite à une personne postulant en externe et aucune personne postulant en interne ne pourra être nommée.
24. La personne retenue sera engagée pour une période de 3 An(s) conformément aux dispositions du Régime du personnel contractuel à EUROCONTROL.
25. Renouvellement(s) : le contrat peut être renouvelé plusieurs fois, mais sa durée totale, comprenant toutes les périodes de renouvellement, ne peut excéder neuf (9) ans.
26. Conversion : les contrats peuvent être convertis en contrats à durée indéterminée lorsque l’ensemble des conditions suivantes sont réunies : le caractère durable du poste est confirmé, la/le membre du personnel a accompli au moins cinq (5) années de service, ses performances sont satisfaisantes et la conversion est dans l’intérêt du service. La conversion n’est donc pas automatique.
27. La personne retenue devra effectuer avec succès un stage probatoire de 9 (neuf) mois avant d’être titularisée dans ses fonctions.
28. La personne sélectionnée sera en principe engagée au grade de base des grades de l’emploi publié.
29. Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.
30. Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrières
31. EUROCONTROL pratique une politique d'égalité des chances en matière d'emploi. Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d'accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.
32. Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.